この記事では、無料で使えるGoogleフォーム（グーグルフォーム）のメリットとデメリットについてお伝えさせていただきます。
設定難易度：★★☆☆☆（レベル2：易しい）
費用 ：★☆☆☆☆（無料）
Googleフォーム（グーグルフォーム）とは？
Googleフォームは、Googleが提供する無料のWebベースのオンラインフォームです。このツールを使うことで、アンケート調査やテストの作成、顧客満足度調査などが簡単にできます。
この記事では、ITが苦手なひとり経営者さんや個人事業主さん向けに、Googleフォームを導入するメリットとデメリット、そして簡単なフォーム設置方法についてご説明します。
メリット
1. 固定費がかからない（無料で使える）
Googleフォームは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で使うことができます。
また、サーバーのような専用設備の契約は不要。
サーバー設置やサイト作成の専門的な知識がなくても簡単に使うことができますので、専門家に依頼する等の余分な経費がかかりません。
そのため、企業だけでなく個人でも、気軽にオンラインフォームを活用することができます。
2. 作り方は簡単（専門知識不要）
Googleフォームは、シンプルで使いやすい作成画面になっていて、メニューを選択するだけで誰でも簡単にアンケートを作ることができます。
また、回答形式の種類も豊富で、テキスト、ラジオボタン、チェックボックス、ドロップダウンなどの多様な形式に対応しており、ストレスなく回答できるように設定することが可能です。
そのため、専門的な知識を必要とすることなく、簡単にアンケートを作成することができます。
3. 入力の手間が激減
Googleフォームだけに限りませんが、オンラインアンケートは回答者がアンケート項目に入力してくれるので、必要な手間を最小限に抑えることができます。
回答者は、Webブラウザーを開いて必要項目を入力したり選ぶだけでよく、ボタンを押すだけで回答を提出することができます。
このように回答者にとって手軽でストレスがないため、回答率が上がる可能性があります。
また、回答内容をリアルタイムで確認することができる閲覧画面に簡単にアクセスできます。
4. 集計や分析がとても簡単！
情報のストック・集計や分析が簡単！これがGoogleフォームを使う最大のメリットです。
簡単な事前設定１つで、フォームとGoogleスプレッドシート（グーグルスプレッドシート）との連携が可能。
連携すると、フォームへの回答結果が自動的にGoogleスプレッドシートに保存できます。
（Googleスプレッドシートとは、回答された情報をストック・集計・分析するための大変便利なツールです。）
5. 使い勝手の良さ
GoogleフォームはWebベースのアプリケーションであるため、Windows、Macどちらでも作成・使用することができます。
また、レスポンシブデザインと言って、スマホなどのモバイル端末でも見やすいフォームが生成されます。
この他にも、サイトに埋め込みができる機能、回答があったときにメールでお知らせする機能など、シンプルで使い勝手が良いことも大きなメリットの一つです。
デメリット
こんどは、Googleフォームを導入するデメリットとその対策についてお伝えします。
ツールを選定する時には、デメリットも知っておくと良いですよね！
インターネット接続が必要
Googleフォームに限りませんが、オンラインフォームはオンラインで完結するツールのため、フォームを受信したり回答を送信するためにインターネット接続が必要です。
また、不安定な場合はフォームの送信が失敗する可能性があります。
特に、大規模イベントやセミナーなど、大量の回答を一斉に集めようとする場合は、回答者がフォームの送信中に回線が切れた場合、回答が失われてしまう可能性がないとは言えません。
対策としては、イベントやセミナーの場合、可能なら主催者側が安定したインターネット環境を用意すると安心ですね。
カスタマイズ性が制限される
Googleフォームには「テーマをカスタマイズ」というメニューがあります。
ここでは、テキストスタイル、背景色、ヘッダー画像をカスタマイズすることができます。
あえて多くのカスタマイズ機能は提供されていないので、そのシンプルさと見やすさが特徴ともいえるでしょう。
一方で、画一的なデザインになってしまうため、フォームのデザインにこだわりがある方には物足りないかもしれません。
しかし、ヘッダーデザインなどを工夫してブランドイメージを統一している方も数多くいらっしゃいます。
データ保護の問題点
GoogleフォームはGoogleのサーバー上に保存されるため、サーバーに保存されたデータが外部からアクセスされてしまう可能性がゼロとは言えません。
この問題を回避するためには、フォームに入力する情報を最小限に抑えることと同時にフォームへのアクセス権の設定確認も必要です。
また、収集した回答をGoogleシート（グーグルスプレッドシート）に連携保存する場合は、Googleシート側の共有設定にも細心の注意を払いましょう。
そして、個人情報保護法で課せられている義務を果たすために事業者として重要なプライバシーポリシー（個人情報の取扱いに関する定め）を策定し、適正な個人情報管理を行うことが必要となります。
そのような対策が安心感を生み出し、回答率向上に繋がります。
まとめ
ITツールを導入する際には、メリットとデメリットについてよく認識して、どのツールを選択するかを決めることが必要です。
Googleフォームは、主に 固定費がかからない、作り方が簡単、入力の手間が激減、集計が簡単、使い勝手が大変良いというメリットを持っています。
また、デメリットへの対策も考慮して、Googleフォームを安全かつ便利に使いこなしましょう。
次の記事では、Googleフォームを使って、簡単なアンケートフォームを作成する方法についてお伝えします。